Tally क्या है और इसका इस्तेमाल कैसे किया जाता है?

Tally ERP 9 एक Accounting Software है। सबसे पहले यह समझते हैं कि Software क्या होता है। Software computer का एक ऐसा program होता है, जिसे किसी specific task के लिए बनाया जाता है और यह उस काम को कम से कम समय में और बिना किसी गलती के पूरा करता है।

अगर आपको दो numbers को manually multiply करना है, तो इसमें ज्यादा समय लगेगा और mistakes होने की संभावना भी ज्यादा होगी। लेकिन अगर आप computer में Calculator Software का इस्तेमाल करते हैं, तो आपका समय बचता है और mistakes होने की संभावना भी नहीं रहती।

Tally Software को ERP 9 के लिए इस तरह बनाया गया है कि mistakes को correct किया जा सके और काम को कम से कम समय में पूरा किया जा सके।

Accounting का अर्थ records को maintain करना होता है और यह शब्द दो शब्दों से मिलकर बना है, "लेखा" जिसका अर्थ writing और "अंकण" जिसका अर्थ numbers होता है। इसलिए Accounting का अर्थ numbers को लिखना या record करना है।

किसी भी Business में होने वाले transactions को Tally ERP 9 में record किया जा सकता है। Tally में काम करना बहुत आसान है, आपको केवल यह सीखना होता है कि Tally में transactions को किस तरह record किया जाता है।

सबसे पहले यह समझना जरूरी है कि Tally सीखना और Accountant बनना अलग-अलग बातें हैं। Tally ERP 9 किसी अन्य course की तरह है, लेकिन Accountant बनने के लिए आपको ज्यादा समय और knowledge की आवश्यकता होती है।

अगर आप Commerce field से हैं, तो Tally सीखने और Accountant बनने में आपको ज्यादा difficulty नहीं होगी, क्योंकि Commerce students को Accounting की अच्छी understanding होती है।

इसका यह मतलब नहीं है कि जो लोग Commerce field से नहीं हैं, वे Accountant नहीं बन सकते। वे भी Accountant बन सकते हैं, लेकिन उन्हें थोड़ी ज्यादा मेहनत करनी होगी।

अगर आपको Computer operate करने की अच्छी knowledge है, तो आप आसानी से Tally Course कर सकते हैं। आपकी typing speed normal होने पर भी आप Tally सीख सकते हैं।

Tally ERP 9 को Download कैसे करें?

Tally ERP 9 को download और install करने के लिए सबसे पहले आपको Google open करना होगा और वहां Tally ERP 9 search करना होगा।

जो first link दिखाई देता है, उस पर click करें। इससे आप Tally की official website पर पहुंच जाएंगे। इसके बाद download link पर click करें और Tally download होना शुरू हो जाएगा।

Tally ERP 9 को install करने के लिए download folder में जाकर setup को simply run करें।

यह ध्यान रखना जरूरी है कि Tally ERP 9 को C drive में store नहीं करना चाहिए, क्योंकि अगर आपका computer crash हो जाता है और उसे format करने की आवश्यकता पड़ती है, तो आपका सारा data lost हो सकता है।

आप Tally को किसी दूसरी drive में save कर सकते हैं।

Tally ERP 9 को download और install करने के बाद अब मैं आपको बताता हूं कि Tally सीखना कहां से शुरू करना चाहिए।

Tally में हम Accounting के साथ काम करते हैं। मान लीजिए आपको किसी showroom का accounts manage करना है, तो सवाल आता है कि शुरुआत कहां से करें।

सबसे पहले आपको Tally में Company Create करनी होगी, जो बहुत आसान है। इसके लिए आपको showroom की कुछ basic details की आवश्यकता होगी, जैसे:

• Company Name
• Address
• Phone Number
• Email Address
• City और State
• PIN Code
• Financial Year
• GST Number

इन basic details को enter करके आप Tally ERP 9 में आसानी से Company create कर सकते हैं।

Financial Year क्या है?

Financial Year उस period को कहा जाता है, जिसमें Businesses tax purposes के लिए अपनी income और expenditure की calculation करते हैं।

जिस तरह English calendar year 1 January से शुरू होकर 31 December को समाप्त होता है, उसी तरह Business की दुनिया में Business करने वाले लोगों का अपना Financial Year होता है।

भारत में Financial Year 1 April से शुरू होकर 31 March तक होता है।

उदाहरण के लिए, अगर वर्तमान में वर्ष 2021 है, तो Financial Year 1 April 2021 से शुरू होगा और 31 March 2022 को समाप्त होगा।

Business के transactions की Accounting 1 April से की जाती है, 1 January से नहीं।

Tally में GST कैसे Check करें?

अब बात करते हैं GST (Goods and Services Tax) की। Tally में GST को समझना बहुत जरूरी है।

भारत सरकार द्वारा GST को 1 July 2017 को लागू किया गया था, जिसने पहले से मौजूद VAT System को replace किया।

GST का पूरा नाम Goods and Services Tax है। इसमें Goods और Services दोनों को Tax के दायरे में शामिल किया गया है।

जब भी आप market से कोई चीज खरीदते हैं, तो उसकी price में GST शामिल होता है। उदाहरण के लिए, अगर आप ₹10,000 का Mobile Phone खरीदते हैं, तो उसकी price में GST पहले से शामिल हो सकता है। यह GST amount Government को जाता है।

अगर GST नहीं होता, तो आपको उस Mobile Phone के लिए ₹10,000 की जगह केवल ₹8,000 pay करने पड़ते।

Government की विभिन्न services इन taxes से fund होती हैं। हम जो भी products खरीदते हैं, उनमें Tax का एक हिस्सा शामिल होता है और हम हर दिन Government को taxes pay करते हैं।

अब बात करते हैं Business के Types की। Businesses को broadly दो types में divide किया जा सकता है:

Goods की Purchase और Sales का Business

इसमें profit कमाने के लिए Goods को खरीदना और बेचना शामिल होता है।

उदाहरण के लिए, Electronic Shops में AC, TV आदि items को बेचा जाता है।

Service Providing का Business

इसमें profit कमाने के लिए Services provide की जाती हैं। उदाहरण के लिए:

• Mobile Recharge
• Telephone Recharge
• Internet Recharge
• Item Repairing
• Hotel Services

इस category में Goods को न तो खरीदा जाता है और न ही बेचा जाता है।

Government के अनुसार, जिन Businesses का annual turnover ₹40 lakh से अधिक होता है, उन्हें GST Registration करवाना आवश्यक होता है।

इसी तरह, जो लोग एक वर्ष में ₹20 lakh से अधिक की Services provide करते हैं, उन्हें भी GST Registration करवाना आवश्यक होता है।

इसलिए जिन firms का काम GST से संबंधित है, उनके लिए proper Accounting करना जरूरी है।

GST Registration के लिए कौन-कौन से Documents चाहिए?

GST Registration के लिए कुछ documents की आवश्यकता होती है:

• Aadhar Card
• PAN Card
• Passport Size Photo
• Bank Passbook की Copy
• Mobile Number
• Address Proof
• Rental Agreement
• Firm का Name

इन documents को GST Registration के लिए submit किया जाता है। Requirement के अनुसार इनमें से एक या दो documents भी पर्याप्त हो सकते हैं।

Application करने के बाद 3 से 5 दिनों के अंदर एक number provide किया जाता है, जिसे GST Number कहा जाता है।

इस number का पूरा नाम GST Identification Number (GSTIN) है। इसमें कुल 15 digits होते हैं।

इसके पहले दो digits State Code को represent करते हैं। इसके बाद के 10 digits applicant के PAN Card Number होते हैं। इसके बाद एक default 'Z' होता है और last digit कुछ भी हो सकता है।

GST के लिए application करने के बाद यह GST Number provide किया जाता है।